辽宁开放大学（辽宁装备制造职业技术学院）

电子文件归档与管理办法

辽开大字〔2023〕123号

第一章 总则

第一条 为了适应学校信息化建设需要，规范电子文件归档管理工作，维护电子文件的真实性、完整性和有效性，确保电子文件的安全和信息可用性，充分发挥电子文件的凭据参考作用，根据《中华人民共和国档案法》、国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》和《电子文件归档与管理规范》等档案法规，特制定本办法。

第二条 全校各部门、各单位要明确电子文件归档管理工作的分管领导，并指定专人（政治业务素质高、有相应计算机管理水平）兼任电子文件管理员，负责本单位电子文件的收集、积累、归档与移交工作。

第三条 学校档案室是学校管理电子文件的归口单位，负责归档电子文件的集中保管与提供归档电子文件的利用。校档案室须对各部门、各单位电子文件的形成、积累、鉴定、归档工作，实行监督检查和业务指导，并对校属机构移交的电子文件进行分类保管、开发利用，实现学校档案信息资源共享。

第四条 为了保证电子文件的真实性、完整性和有效性，各部门要做好电子文件的形成、承办、运转、整理与归档等工作，要将电子文件的整理归档工作纳入各部门、各单位兼职档案员的岗位职责。电子文件移交前由形成部门负责，移交后则由校档案室负责。

第二章 电子文件收集、积累

第五条 学校各部门、各单位在教学、科研、管理以及其它职能活动中直接产生的、并具有查考利用价值的电子文件均应列入收集积累范围。收集积累的电子文件按其稿本类型可分为草稿、定稿和正式电子文件；按电子文件的格式类型可分为文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、多媒体文件、计算机程序文件和数据库文件。

第六条 电子文件收集积累要求

1.主要收集积累定稿和正式版本的电子文件，草稿视情况自行决定是否保存，收集时需落实必要的签字手续，明确公文拟稿、核稿、签发等环节的责任者。对特别重要文件的历次草稿需要保存时，每一稿本应以不同标识加以区别。

2.文本文件收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。

3.图像文件通常以JPEG、TIFF为通用格式，在使用扫描仪等设备获取图像文件时，应尽量采用通用格式。

4.对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据。

5.对于影像文件或超媒体链接文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。要归档的视频和多媒体影像文件以MPEG、AVI为通用格式。

6.对于音频文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件，音频文件以WAV、MP3为通用格式。

7.对收集积累的电子文件应定期制作备份，并要及时拷贝到移动磁盘或刻录到光盘上脱机保存，盘片上要用汉字标明文件名称及拷贝时间，放入专用装具内妥善保管。采用物理归档归到档案室后的电子文件，仍要在本单位保留一年后方可删除或销毁。

8.收集积累的每份电子文件均应在归档电子文件登记表中登记，同时将登记表制作成电子表格与电子文件一同存放。

第三章 电子文件归档

第七条 学校各部门、各单位应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案室移交，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。

第八条 电子文件归档范围参照学校档案室有关纸质文件的归档范围，与之相应的软件、背景信息和元数据一同归档，以保证归档电子文件的完整性。此外，各部门、各单位形成的有重要参考利用价值的数据库文件和相关软件、多媒体课件、超媒体链接文件（WEB网页）、数字化的影像文件、声音文件、CAD图形文件等，均应收集积累归档。

电子文件保管期限参照国家关于纸质档案保管期限的有关规定执行，电子文件的背景信息和元数据的保管期限应当与内容信息的保管期限一致。

归档完毕后，电子公文形成部门和单位还应将电子公文保存至少3年。

电子文件形成部门和单位必须将具有永久和长期保存价值的电子文件，制成纸质公文与原电子公文的存储载体一同归档，并使两者建立互联。

电子公文涉密及密级划分按照国家、省有关涉密纸质文件管理和密级划分的有关规定执行。 

第四章 归档电子文件的整理

第九条 归档电子文件的整理要求

1.归档电子文件的整理，按《辽宁开放大学 辽宁装备制造职业技术学院档案工作管理办法》的相关要求进行。

2.电子文件的分类方案按《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》编制实体分类号。

存储载体类型代码为：GP-光盘；CP-磁盘；CD-磁带等。

第五章 电子档案保管、利用、统计

第十条 归档电子文件应按学校档案分类方案进行分类、整理，并拷贝至耐久性好的载体上（一式3套），移交到档案室，一套封存保管，一套查阅利用，一套异地保管。

第十一条 归档电子文件的保管应按照国家档案局DA/T15-1995《磁性载体档案管理与保护规范》的要求，采用专门的保护设备和保护技术措施，其载体应直立存放于防磁、防光、防尘、防有害气体的装具中，温度控制在17℃—20℃；相对湿度控制在35%—45%。

第十二条 磁性载体上的归档电子文件，每4年要复制转存一次。需抢救的光盘应及时复制，原载体保留时间不少于4年。

第十三条 对归档电子文件的复制分为相同载体的原样复制和不同载体的转换复制。相同条件下，要优先考虑载体的可靠性和先进性。

第十四条 归档电子文件的提供利用要注意以下事项：

1.封存的电子文件不得利用和外借，利用时要使用电子文件的复制件。

2.归档电子文件查阅利用时应遵守保密规定。对具有保密要求的归档电子文件不得在国际互联网（校园网）上提供利用。

第十五条 档案部门应当按年度对归档电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。    

第十六条 本办法自发文之日起施行，由学校党政办公室负责解释。