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技术学院档案工作管理办法（修订）

第一章 总  则

第一条 为进一步促进学校档案工作规范化、制度化建设，提高档案工作整体水平，更好地为学校发展建设及各项工作提供服务，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》（国家教育部第27号令）、《档案管理违法违纪行为处分规定》（监察部第30号令）、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局第8号令）和教育部《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》，结合学校实际，制定本办法。

第二条 本办法所称档案是指学校在教学、科研、党政管理以及其它各项活动中直接形成的对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条 档案工作是学校重要的基础性工作之一。在编制学校总体发展规划、制定年度工作计划时，要将档案工作纳入其中,做到同步发展。

第四条 全校教职工均应遵守《中华人民共和国档案法》和本办法的规定，依法行使与档案事务有关的权利，履行应尽的义务。

第二章 机构设置和工作任务

第五条 学校在党政办公室设立综合档案室（以下简称档案室），档案室配备专职档案工作人员，接受省档案局、省教育厅等上级业务主管部门对档案工作的领导，并按照“主动出击，深入一线，技术指导，热情服务”的思路，统一指导、管理和监督全校的档案工作。

档案室的工作职能包括：

1.贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定，规划全校档案工作；

2.拟订学校档案工作的规章制度,并负责贯彻落实；

3.负责接收(征集)、整理、鉴定、统计、保管学校及其下属企业的各类档案及有关资料；

4.编研档案参考资料，编制检索工具，积极开发档案信息资源；

5.认真、积极地做好档案利用工作，为学校的各项工作提供查询服务；

6.组织对专、兼职档案人员的业务指导和培训工作；

7.负责检查、监督档案的保密与安全；

8.完成学校领导及上级业务主管部门交办的其他任务。

第六条 学校的人事处、国有资产管理处、辽宁广播电视学校及省劳动经济学校所产生的档案，纪检监察处产生的案件问题类档案和资源与信息服务中心产生的课件等光盘档案，因其专业性强、业务量大、信息敏感由部门直接管理对工作更为有利，可在本部门设立专门档案室，严格按照档案归档要求，接受学校档案室的统一管理，档案室将不定期进行检查指导。

第七条 各部门（单位）负责人作为本部门（单位）档案工作第一责任人，要高度重视、认真负责、经常过问、全力抓好本部门（单位）档案工作，选配熟悉业务、工作认真、责任心强的部门（单位）副职领导和工作人员兼任本部门（单位）分管档案工作领导和兼职档案员，并保持人员相对稳定。

第八条 学校档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。

第九条 档案工作人员为专业技术管理人员，必须接受档案相关专业知识培训，经考核合格后方能上岗。

第三章 经费、库房和设备

第十条 档案工作所需经费纳入学校预算统一安排，设立信息化专项经费，逐步提升档案管理的信息化水平。

第十一条 学校为综合档案室提供专用的符合档案管理要求的档案库房及办公、阅览用房，做到办公、阅览、库房三分开。库房内应有防盗、防火、防潮、防磁、防尘、防虫、防高温、防强光等设施。

第十二条 学校根据工作需要，有计划地为档案室添置必要的存储和利用设备，完善档案保管条件和安全保护设施。

第四章 归档类别及范围

第十三条 应归档的文件材料：

1.反映学校主要职能活动和基本历史面貌的，对学校工作和国家建设及历史研究具有利用价值的文件材料；

2.学校工作活动中形成的具有凭证价值的文件材料；

3.学校需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料，下级机关报送的重要文件材料；

4.因出国学习考察和外出参加重要会议所形成的文件材料；

5.其他对学校工作有查考价值的文件材料。

第十四条 不应归档的文件材料：

1.上级机关中普发性不需本单位办理的文件材料，供工作参考的抄件等；

2.学校文件材料中无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，有关工作参考的文件材料等；

3.同级单位的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；

4.下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。

第十五条 学校应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。依据教育部《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》，学校各类文件材料的归档范围是：          

1.党群类：主要包括学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结、重要统计资料；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。

2.行政类：主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。

3.教学类：主要包括学校在教学管理、教学实践、教学研究和教学改革等活动中形成的具有保存价值的材料；上级机关和学校制定的有关教学管理的规章制度等；学校专业设置、教学计划、招生计划；学籍档案（包括学生录取名册、毕业生名册、学生学习成绩等）。

4.科学研究类：主要包括学校在科学研究活动中形成的具有保存价值的文字材料、图表、电子文件等不同载体、不同形式的科技材料。

5.基本建设类：主要包括在基建工程设计、工程施工、工程竣工验收、工程改建、工程扩建、工程维修等活动中直接形成的具有保存价值的文字、图纸、电子文件等不同载体、不同形式的文件材料。

6.仪器设备类：主要包括学校购置教学、实习实训、办公设备（价值在10万元以上）的全套随机技术文件，以及接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

7.产品生产类：主要包括学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。

8.出版类：主要包括学校自行编辑、出版的学报、学术刊物等。

9.外事类：主要包括学校有关人员出席国际学术会议，出国考察、讲学、合作研究、进修及学校聘请外籍专家教师在教学、科研及其它活动中形成的文件材料；授予外国学者、著名社会活动家名誉职务的有关材料等。

10.财会类：主要包括学校在经济管理活动中产生的会计凭证、会计帐簿、会计报表等会计核算材料等。

11.声像类：主要包括学校在管理、教学、科研等活动中形成的具有保存价值的以音响、形象等方式记录信息的特殊载体，并辅以文字说明的历史记录。

12.实物类：主要包括学校在政治、经济、文化、科研、外事、体育等活动中获得上级或同级机关颁发的奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、证章、锦旗、荣誉册、光荣册等；党和国家领导人、上级机关领导和社会知名人士为本学校的题词、书画等; 反映学校历史并有保存价值的其他实物。

13.电子文件类：主要包括学校在数字设备及环境中形成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件材料。目前学校电子文件归档主要使用光盘。

第五章 文件材料的立卷归档、移交和接收工作

第十六条 各相关部门（单位）要把档案工作纳入党政管理、教学、科研人员的职责范围，做到每项重要的党政管理、教学、科研等工作都有完整、准确的文件材料归档保存。

第十七条 学校档案工作要与各项工作实行“四同步”管理，即布置、检查、总结、验收各项工作时，同时布置、检查、总结、验收档案工作。

第十八条 文件材料由形成部门（单位）立卷。部门（单位）兼职档案员在校档案专业人员的指导下，对文件材料加以整理，编排页号、件号，填写卷内目录，整理后向校档案部门（单位）移交。档案室应派专业人员到各部门（单位）指导立卷工作。

第十九条 由几个部门（单位）共同协作完成工作所形成的文件材料，各部门（单位）要相互配合，由主办部门（单位）组卷归档。

第二十条 由学校主办或各部门（单位）以学校名义承办各种会议期间所产生的反映会议全程的各种文字、声像等材料，会议结束后，由会议主办部门（单位）将会议材料送交学校文书以备存档。

第二十一条 出国学习考察和外出参加重要会议的文件材料，应由当事人在考察活动和会议结束后送交学校文书以备存档。

第二十二条 归档时间：

1.能按年度归档的部门（单位），应在次年4月底前归档；

2.教学、教务、办学实体的有关学生学籍材料应在毕业办理结束后及时归档；

3.科研、基建等部门（单位）应在科研成果评定、基建项目完成后3个月内归档；

4.当年财会档案，在会计年度终了后可暂由财会部门保管2年，期满后的次年4月底归档。

第六章 归档要求

第二十三条 归档的文件材料，必须是原件，按归档要求整理。归档类别和保管期限的确定要做到完整、准确。归档材料要规范，用纸（A4纸张）、用笔（碳素墨水）、粘贴、装订等都必须符合档案保护要求。如有不符合规范要求的，须退回给形成者，经修正后方可归档。

第二十四条 声像档案图像清晰，电子档案要刻制成光盘、保存在硬盘或云网盘等第三方存储平台。

第二十五条 在向档案室移交档案时，必须填写移交目录一式三份，交接双方签字，并经部门（单位）负责人审核签字，一份归档保存，另两份目录由交接双方分别保存。

第七章 档案的编研

第二十六条 为充分发挥档案的作用，档案室要会同其他有关部门（单位）积极开展档案编研工作，并须编写如下参考性资料：学校大事记、组织沿革、基础数据汇编等。

第二十七条 档案室设立供查阅档案资料的阅文室，并编制必要的检索工具，如：纸质目录、机索目录，更好地为利用者服务。

第八章 档案的查询利用

第二十八条 档案利用方式包括：查阅、外借、摘录、复制、出具证明、信函咨询、电话咨询等。

第二十九条 档案查询范围及流程

（一）校党委会和校长办公会记录及录音查询

填写《档案借阅利用审批表》，经查阅部门负责人和分管校长同意后，需经主要校领导同意，党政办审核，限定性地查询有关内容。

（二）财会档案查阅

财会档案一般仅供财务处、审计处及纪检监察处因公查考利用，需填写《档案借阅利用审批表》，经财务部门负责人、查档部门负责人和分管领导同意，党政办审核后，由财务部门提供凭证号后方可查阅；外单位查阅财会档案，应凭单位介绍信和个人有效身份证件，并经财务处负责人及分管财务校长同意，党政办审核后，由财务处工作人员陪同查阅。

（三）纪检案件类档案及审计材料档案查阅

填写《档案借阅利用审批表》，经纪检监察处或审计处负责人、查阅部门负责人和分管领导同意后，经主要校领导同意，党政办审核，方可查阅。

（四）学籍档案查阅

1.毕业证丢失，办理毕业证明书

本人或委托代办人携带相关证件（身份证、委托人身份证及委托书），并提供毕业相关信息，如毕业证书编号，专业，毕业时间，分校名称等，学校档案室根据学生提供信息，查询调取学生的录取名册和毕业名册，并根据查询结果开具毕业证明。学生本人或委托代理人将相关材料报送相关部门申请补办。

2.学历认证

（1）毕业证信息与身份证信息完全一致

学校在收到认证中心来函后，根据相关信息查阅调取学生学籍档案，并将查询结果在5个工作日之内回复认证中心，学生可自行上网查询认证结果。

（2）毕业证信息与身份证信息不一致

学生本人或委托代理人携带相关证件（身份证、毕业证、委托人身份证及委托书）到档案室查询毕业名册、开具信息不一致的情况说明，档案室严格按照现存档案查询结果认定，并加盖公章。学生本人或委托代理人自行将所需材料上传至辽宁省学历认证中心网站等待认证。学校在收到认证中心来函后，5个工作日内回复，学生可自行上网查询认证结果。

3.学历类别认定

学生本人或委托代理人携带相关证件（身份证、毕业证、委托人身份证及委托书）到档案室查询，档案室严格按照现存档案查询结果认定，超出或不符合档案的内容，学校概不出具相关证明。

4.补办学籍档案

部分学生在办理退休、晋级或单位核查个人档案信息时，发现入学登记表和毕业生登记表丢失情况。由于涉及原始档案，学校无法补办，但可以根据查档结果，提供学生当年的入学名册及毕业名册复印件并加盖公章，以兹证明。

5.在校成绩单查询

（1）学生本人或委托代理人携带相关证件（身份证、毕业证、委托人身份证及委托书）到档案室查询毕业名册，可以直接复印毕业名册并加盖公章；如果学生有特殊要求，可按照查询的毕业名册内容，自行打印后带回档案室，核对无误后方可盖章。其中出国使用的英文版本需学生自行翻译，档案室核对无误后，方可盖章；申请多个国家，需要用学校名头纸打印多份成绩单的情况，请自行到财务处缴费，并出具发票后，到档案室领取名头纸；带学校标识的信封学校不予提供，学生可自行购买普通信封，在档案室现场封好后盖章。

（2）学校现存的早年学籍档案中，个别专业和分校的毕业名册上只显示必修课及选修课学分，不显示学生在校期间各科成绩，此类情况请学生查询个人档案里的加盖教务处或学校公章的成绩单原件，学校核对无误后，方可盖章。否则，只能以学分形式提供。

6.开具毕业证明

学生本人或委托代理人携带相关证件（身份证、毕业证、委托人身份证及委托书）到档案室查询学籍档案，严格按照现存档案查询结果认定，信息一致的情况下，原则上以学校固定模板为标准出具毕业证明并加盖公章。如果学生有特殊要求，可以出具证明但必须严格按照毕业证上相关信息及现存档案上包含的信息，超出或不符合档案内容的信息一律不予证明。

7.毕业证真伪认定

学校只针对本校毕业生出具相关学籍档案证明材料，如果相关单位或个人提供的毕业证信息，根据学校现存档案无法查询和核实，学校不提供毕业证真伪的认定证明。

（五）其他综合性档案查阅

填写《档案借阅利用审批表》，经部门负责人，分管领导同意，党政办审核后，方可查阅。

档案室为校外人员只提供个人学籍档案查询。档案外借时间一般为1周，到期仍需继续利用，须办理续借手续。

第九章 奖励与处罚

第三十条 根据《档案法》的有关规定，学校对在档案工作中做下列贡献的单位或者个人，给予表彰与奖励：

1、在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；

2、在档案的保护和信息化管理工作中做出显著成绩的；

3、在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的；

4、将重要的或者珍贵的档案捐赠给高校档案机构的；

5、同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。

第三十一条 对学校内部人员、外部人员或人员离职借阅档案不归还者，由部门负责人付连带责任，由部门负责人负责追讨。

第三十二条 对在案卷中乱画、标记，拆散原卷册，涂改抽换或复制原件的人员。由档案管理人员付连带责任，由部门负责人负责整理、还原、追讨。

第三十三条 每年至少一次对档案资料进行检查，防止档案损毁、变质、丢失等情况发生。

第三十四条 对档案工作的违法违纪行为，按照监察部、人力资源和社会保障部、国家档案局颁布的《档案管理违法违纪行为处分规定》（监察部第30号令）、《事业单位工作人员处分暂行规定》（人社部、监察部第18令）以及我省相关规定予以处分。

第十章 附  则

第三十五条 本办法由学校党政办公室负责解释。

第三十六条 本办法自公布之日起施行。

档案借阅利用审批表

党委（校长）办公会记录借阅利用审批表

财务凭证借阅利用审批表

纪检、审计档案借阅利用审批表

授权委托书

委托人： 身份证件号：

受托人： 身份证件号：

本人因 原因，不能亲自到学校档案室办理 ，特委托 作为我的合法代理人，全权代表我办理相关事项，对委托人在办理上述事项过程中所签署的有关文件，我均予以认可，并承担相应的法律责任。

委托期限：自签字日期起至上述事项办完为止。

                               委托人：（手写签名）

年    月   日

注：如查询学生学籍相关档案，为方便档案室检索，请尽可能地提供委托人的毕业证编号、专业、学历层次、分校名称等信息，谢谢配合！